「部下に伝えたはずなのに、できていない」
「言われたことしかやらない」
「結局、自分でやったほうが早い」
仕事でこのように感じたことはありませんか？
実は、こうした悩みは相手の能力ややる気だけが原因とは限りません。指示を出す側と受ける側で、仕事内容やゴールの認識がズレていることもあります。
私自身も、「伝えたつもりなのに、相手にはうまく伝わっていなかった」という経験があり、悩んでいました。
大切なのは、相手に伝わるように指示を出すこと。指示の仕方を少し変えるだけで、認識のズレを減らし、相手が動きやすい環境をつくることができます。
この記事では、仕事の指示が伝わらない5つの原因と、相手に伝わる指示の出し方を紹介します。
「伝えたつもりなのに、なぜかうまくいかない」と悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
- 部下や後輩に指示を出しても、思ったように動いてもらえない方
- 「ちゃんと伝えたのに」と感じることが多い方
- 同じことを何度も説明することに疲れている方
- 指示を出すとき、何をどこまで伝えればいいか悩んでいる方
仕事の指示が伝わらない5つの原因
仕事の指示が伝わらないとき、「ちゃんと説明したのに、どうしてできないんだろう」と相手に原因があるように感じてしまうことがあります。
しかし、指示がうまく伝わらない原因は、相手の能力ややる気だけではありません。指示を出す側の伝え方によって、認識のズレが生じていることもあります。
ここでは、仕事で部下や後輩に指示が伝わらない代表的な5つの原因を紹介します。自分の指示の出し方に当てはまるものがないか、チェックしてみてください。
1.目的や理由を伝えていない
「○○をしてください」と、やってほしい作業だけを伝えていませんか？
作業内容だけを指示すると、相手は「言われたことをやればいい」と受け取りやすくなります。そのため、指示された作業はできても、その先に必要なことまで考えて動くのが難しくなることがあります。
これが、よくある「言われたことしかやらない」につながります。
例えば、部下に「来週の会議で使う資料を作っておいて」と伝えたとします。
これだけでは、「何のために資料を作るのか」「誰に何を伝える資料なのか」が分かりません。そのため、言われた通りに資料を作っても、必要な情報が足りなかったり、求めていた内容とズレたりすることがあります。
「来週の営業会議で、今月の売上状況を共有するための資料を作ってください。
その売上になった背景と、来月に向けてどんなことができそうかまで整理してほしいです。」
このように伝えると、相手は「資料を作る」という作業だけでなく、何を考えながら資料を作ればいいのかを理解できます。
つまり、指示を出すときは、「何をするか」だけでなく「なぜするのか」まで伝えることが大切です。
「何をするか」＋「なぜするのか」をセットで伝える！
目的まで伝えることで、相手が仕事の意図を理解し、指示された作業の先まで考えて動きやすくなります。
2.曖昧な言葉で指示している
「良い感じに作っておいて」「きれいにまとめておいて」「しっかり確認しておいて」など、人によって受け取り方が変わる言葉で指示していませんか？
指示を出す側にとっては、これまでの経験から「良い感じ」のイメージができているかもしれません。
しかし、部下にとっては、その「良い感じ」がどのような状態なのか分かりません。
例えば、部下に資料作成をお願いするとき、「来週の会議で使うから、良い感じに作っておいて」と伝えたとします。
この「良い感じ」とは、どのような状態でしょうか。
デザインをきれいにすることなのか、情報を分かりやすく整理することなのか、グラフや図を使うことなのか。「良い感じ」の基準は、人によって異なります。
そのため、部下が一生懸命資料を作っても、「思っていたものと違う」となってしまうことがあります。
そこで、「良い感じに」という言葉で終わらせるのではなく、どのような状態を求めているのか、具体的に伝えてみましょう。
「来週の会議で使う資料なので、グラフや図を使って、初めて見る人でも内容を理解しやすい資料にしてください。特に、今月と先月の売上の違いがひと目で分かるように、数字をグラフで整理してほしいです。」
このように伝えれば、部下も「何となく良い資料を作る」のではなく、「初めて見る人にも分かりやすい」「売上の違いがひと目で分かる」という基準をもとに作成できます。
つまり、「良い感じに」「きれいに」「しっかり」などの曖昧な言葉を使うのではなく、相手が判断に迷わない基準を伝えることが大切です。
「どんな状態ならOKなのか」を具体的に伝える！
「誰が見るのか」「何を重視するのか」「どのような状態にしたいのか」など、判断の基準を伝えましょう。
相手に伝わる言葉を選ぶためには、まず「何を伝えたいのか」を整理することも大切です。言いたいことを整理して、伝わる言葉にする方法は、こちらの記事で詳しく紹介しています。
3.ゴールや完成イメージを共有していない
「ここまでやっておいて」「資料を作っておいて」と指示したものの、最終的にどのような状態になっていればOKなのかまで伝えていますか？
指示を受けた相手が作業を進めるためには、「何をするか」だけでなく、完成したときの状態をイメージできることも大切です。
例えば、部下に「来週の営業会議で使う資料を作ってください」と伝えたとします。目的や内容については伝わっていても、資料の完成イメージが共有されていなければ、相手が自分で判断しなければならない部分が残ります。
- 何ページくらいにまとめればいいのか
- どこまで詳しく書けばいいのか
- どのような順番で情報を並べればいいのか
- 会議ではどの程度説明できればいいのか
その結果、部下は「これで完成」と思って提出したのに、上司からすると「情報が多すぎる」「もう少し簡潔にしてほしい」となってしまうことがあります。
こうした認識のズレを防ぐには、完成した状態をできるだけ具体的に伝えることが大切です。
「来週の営業会議で使う資料を、今週中にスライド5ページ程度にまとめてください。
1ページ目に今月の売上、2ページ目に先月との比較、3ページ目以降で売上が変化した理由と今後の取り組みをまとめてください。会議では10分程度で説明できる内容にしてもらえればOKです。」
ページ数や資料の構成、説明時間まで伝えることで、相手は「どこまで作れば完成なのか」をイメージしやすくなります。
また、過去に作った資料や参考にしてほしい資料を見せるのも効果的です。「この資料と同じくらいのボリュームで」「前回の会議資料を参考にして」といったように、具体的な見本を示すことで、言葉だけでは伝わりにくい完成イメージを共有できます。
指示を出すときは、「何をするか」だけでなく、「どこまでできれば完成なのか」まで伝えることを意識してみましょう。
「どこまでできればOKなのか」を具体的に伝える！
ページ数、期限、構成、説明時間など、必要に応じて完成の基準を具体的に示すことで、相手もゴールをイメージしやすくなります。
4.一度に多くのことを伝えている
「これお願い」「あれも確認しておいて」と、一度の指示でたくさんのことを伝えていませんか？
部下に話しかけるタイミングは、意外と難しいものです。「今忙しそうだな」「作業を中断させてしまうかな」と、上司側も気を使いますよね。
話しかけたタイミングで、「せっかくだから、これも伝えておこう」と、伝えたいことをまとめて話したくなることがあります。
ただ、一度に多くのことを伝えると、「まず何からやればいいんだろう？」と相手が迷ってしまうことがあります。
すべてを一度に伝えるのではなく、「まずここまで」という区切りをつくって指示する方法があります。
「来週の営業会議で使う資料を、スライド5ページ程度にまとめてください。会議では10分程度で説明する予定です。
1ページ目に今月の売上、2ページ目に先月との比較、3ページ目以降で売上が変化した理由と今後の取り組みをまとめたいと思っています。
まず今日中に、1ページ目と2ページ目までまとめてください。そこまでできたら教えてください。3ページ目以降は、作成した資料を確認してから一緒に整理しましょう。」
このように伝えれば、部下はまず「1ページ目と2ページ目を今日中に仕上げる」という目の前の仕事に集中できます。
そして、「ここまでできたら教えて」と次のやり取りにつなげておくことで、仕事の進み具合を確認しながら、次の指示を出すことができます。
もちろん、仕事の全体像を最初に伝えておくことは大切です。ただし、「全体像を伝えること」と「すべての作業を一度に指示すること」は別です。
相手が今やるべきことを明確にしたうえで、次の指示につながる会話を意識してみましょう。
「まずここまで」を決めて、次の指示につなげる！
「まずは○○までお願いします」「ここまでできたら教えてください」と区切ることで、相手も目の前の仕事に集中しやすくなります。
5.指示が伝わったか確認していない
「説明したから、きっと伝わっているだろう」と、相手にきちんと伝わったかを確認しないまま仕事を任せていませんか？
指示を出す側は、自分が伝えたいことを一通り説明すると、「これで伝わった」と思ってしまいがちです。
しかし、同じ説明を聞いていても、相手によって受け取り方が違うことがあります。
例えば、「この資料を確認して、問題がなければ○○さんに提出しておいて」と指示したとします。
指示を出した側は「誤字脱字や数字に間違いがないか確認してから提出してほしい」と考えていても、相手は「内容に大きな問題がないかだけ確認すればいい」と受け取っているかもしれません。
このように、「伝えたこと」と「相手が理解したこと」は、必ずしも同じとは限りません。
確認しないまま仕事を任せてしまうと、仕事が進んでから「そういう意味で言ったんじゃない」「そこまでやってほしかった」と、認識のズレに気づくことがあります。
そうなると、やり直しが発生したり、相手の時間を余計に使わせたりすることにもつながります。
だからこそ、指示を出したら、自分の伝えたいことが相手にきちんと伝わっているかまで確認することが大切です。
特に、初めてお願いする仕事や重要な仕事では、「伝えたから大丈夫」と思い込まず、認識が合っているかを確認する習慣をつけてみましょう。
「伝えた」だけで終わらせず、認識が合っているか確認する！
指示を出した後は、「自分が伝えたこと」と「相手が理解したこと」にズレがないかを確認しましょう。
指示を出した後は「相手の言葉」で確認しよう
ここまで、仕事の指示が伝わらない5つの原因を紹介してきました。
指示を出すときに伝え方を工夫することはもちろん大切ですが、「伝えたつもり」で終わらせないことも重要です。なぜなら、どれだけ丁寧に説明しても、相手が同じように理解しているとは限らないからです。
指示を出した後は、相手がどのように理解したのかを確認することを意識してみましょう。
「分かりました」という返事だけで終わらせるのではなく、相手自身の言葉で説明してもらうことで、認識のズレに早く気づくことができます。
「分かりました」だけでは、本当に伝わったかわからない
「分かりました」と返事があっても、相手が指示の内容をどのように理解したのかまでは分かりません。
そこで、指示を出した後に、
「今お願いしたことを、どのように理解したか教えてください。自分の言葉でまとめてもらえる？」
と、相手自身の言葉で説明してもらいましょう。
相手からこちらの意図と違う説明が返ってきた場合は、その場で認識のズレを修正できます。
この方法は、指示する内容が多いときや、複雑な案件を任せるときに特に有効です。
すべての指示で行う必要はありませんが、重要な仕事ほど、「分かりました」という返事だけで終わらせず、相手の理解を確認することを意識してみましょう。
まとめ｜「伝えた」ではなく「伝わった」を意識しよう
仕事の指示が伝わらないとき、「ちゃんと説明したのに、なぜできないんだろう」と相手に原因があるように考えてしまうことがあります。
しかし、指示がうまく伝わらない原因は、相手だけにあるとは限りません。指示を出す側の伝え方によって、認識のズレが生まれていることもあります。
- 目的や理由を伝えていない
- 曖昧な言葉で指示している
- ゴールや完成イメージを共有していない
- 一度に多くのことを伝えている
- 指示が伝わったか確認していない
「相手に伝わる言葉で説明する」ことを少しずつ意識してみましょう。
そして、指示を出した後は「分かりました」という返事だけで終わらせず、相手自身の言葉で説明してもらうことも大切です。
もし、自分が伝えたかった内容と違う説明が返ってきたら、そこで認識を合わせることができます。
さらに、「どこで認識がズレたんだろう？」と振り返ってみると、次に指示を出すときに気を付けるポイントも見えてきます。
「ここは曖昧な言い方だったかもしれない」「完成イメージまで伝えた方がよかったかもしれない」と、一つずつ改善していけば大丈夫です。
「伝えた」ではなく「伝わった」を意識し、相手の理解を確認する。
これを繰り返していくことで、少しずつ相手に伝わりやすい指示の出し方が身についていきます。
「自分でやった方が早い」と抱え込むのではなく、相手と認識を合わせながら、伝え方を少しずつ工夫してみてください。
