内定辞退はメールor電話？失礼にならない伝え方と好印象を残すコツ【テンプレ付き】

内定を辞退したいけれど、「メールでいいの？」「失礼にあたらない？」と悩む方は多いはず。特に複数の企業から内定をもらった場合、どのように辞退の意思を伝えるかは慎重になりますよね。
本記事では、内定辞退メールの正しい書き方やタイミング、注意点を丁寧に解説。
就活生の方が「印象を悪くせず辞退したい」と思ったときに役立つ、そのまま使えるメール文例もご紹介します。

ぜひ最後までお読みください。

内定辞退は悪いことじゃない

「内定辞退＝悪」というイメージ、持っていませんか？
就活生の私もそうでした。大学のキャリアセンターで「失礼になるから気をつけて」「内定あるのにまだ就活するの？」と言われたことも…。

当時は周りに言われたことは正しいと思っており自分で判断できませんでした。
でも今の時代、複数社から内定をもらい、最終的に1社を選ぶのはごく自然なことです。

内定辞退はよくあること

複数社から内定を得るのは、就活生なら誰にでも起こり得ること。企業側も一定数の辞退は想定済みです。
「内定辞退＝悪」のイメージを払拭し、勇気を出して辞退の連絡をしましょう。

進路を見つめ直すのは大切な決断

就職は人生の大きな分岐点。
納得のいく選択をするためには、たとえ辞退の連絡が必要になっても、それは前向きな決断です。後悔のない選択をするために決断をしましょう。

相手への「配慮」が一番大切

辞退の伝え方によって企業側の印象は変わります。
私自身、辞退の連絡を受けて落ち込んだ経験もありますが、「他の企業で挑戦したい」という前向きな言葉に心が救われたこともあります。
丁寧に感謝とお詫びを伝えることが、結果的に好印象を残すポイントになります。

内定辞退の基本マナー｜企業に迷惑をかけないために知っておきたい3つのポイント

内定辞退の基本マナーPOINT①　辞退の連絡はできるだけ早く

内定辞退の連絡を先延ばしにするのはNGです。
企業によっては、あなたの入社を前提に採用活動を終了しているケースもありますし、入社準備を進めている可能性も。気持ちが固まり次第、できるだけ早く連絡を入れましょう。
連絡をしないまま放置するのは、相手に迷惑をかけるだけでなく、信頼を損なう結果になりますので気を付けてください。

内定辞退の基本マナーPOINT②　なるべく電話で連絡しましょう

基本的には「電話」か「メール」で辞退を伝えますが、誠意が伝わりやすいのは電話です。
とはいえ、最近はリモートワークをしている企業が増えていることや、メールの方が相手の業務に割り込むことがなく、文面として記録が残るという理由から、メールでの辞退も一般的になってきました。
後ほど、電話・メールの文例テンプレートも紹介していますので、ぜひご活用ください。

内定辞退の基本マナーPOINT③　感謝とお詫びの気持ちは忘れずに

企業は時間と労力をかけてあなたを選んでくれています。
だからこそ、辞退を伝える際には、「内定をいただいたことへの感謝」「選考中の対応へのお礼」「辞退へのお詫びの言葉」の3点を丁寧に表現することが、社会人としてのマナーです。

すぐに使える！内定辞退電話（テンプレート）

緊張しがちな電話も、これを見れば大丈夫！そのまま読んで伝えられる例文をご紹介します。

すぐに使える！内定辞退メール（テンプレート）

丁寧に気持ちを伝えたいけど、何を書けばいいかわからない…そんなときはこのメール文を参考にしてください。
コピペOK！少し変えるだけで、あなたらしい内定辞退メールが完成しますよ。

内定辞退は怖くない！自分に合った選択をするための第一歩

内定辞退はあくまで一つの選択肢に過ぎません！
就活は、あなたの未来を切り開く大切な時期。今回の経験を活かして、きっと自分にぴったりな選択ができるはずです。

これからも自信を持って、前向きに就活を進めていってくださいね！応援しています！